Debido a un Proyecto en el que estoy inmerso junto con otras 6 personas, los correos electrónicos van y vienen sin parar y me ha hecho pensar sobre la “Netiquette” o buenas costumbres a la hora de escribir y enviar un correo electrónico.

Reflexionando un poco me he encontrado con una serie de consejos que quería compartir contigo:

emailTiempo de respuesta:

La mejor norma es la aplicada desde hace años por Microsoft: “si se recibe por la mañana, contestar a la tarde; si se recibe por la tarde, contestar por la mañana”; ambos como plazos máximos. Si no se puede contestar inmediatamente, responder confirmando la recepción y que se responderá lo antes posible.

En caso de no poder contestar por estar, por ejemplo, de viaje, excusarse con respeto y explicar el retraso.

Destinatario, copia y copia oculta:

Si existen varios destinatarios y existe jerarquía, el destinatario ha de ser el de mayor jerarquía. Si no existe, el destinatario es el remitente del correo recibido.

Si existe un grupo, lo mejor es con copia para todos.

La copia oculta se utilizará solamente para enviar una copia a una tercera parte implicada en el asunto entre el destinatario y remitente (para información, por ejemplo).

Asunto y copias del hilo

Cuando el hilo de los correos es largo, evita añadir el “Re:” en el asunto a fin de que no aparezca un largo asunto como “Re: Re: Re: Re: blablablá…”

Lo mismo sucede con los correos previamente recibidos y/o enviados: deja únicamente una copia del correo recibido y no todos los recibidos lo que significaría correos de mucho peso y extremadamente largos.

Mayúsculas y ortografía:

Al igual que escribir una carta por “correo caracol”: hay que tener muy en cuenta tanto el uso de las mayúsculas (no pongas todo en mayúsculas o estás indicando que lo dices gritando) y, sobretodo, la ortografía. Evitar el “zezeo” o confundir la “z” con la “s”, por ejemplo. Una buena idea es pasar el texto por el corrector ortográfico antes de enviar el correo.

Y, sobre todo, léete un par de veces el correo antes de enviarlo para confirmar que está bien escrito, que está estructurado y que no te dejas nada sin responder o explicar.

Contenido y emoticones:

Evita el uso excesivo de emoticones y ninguno si el correo es, digamos, “oficial”. Si el correo es para compañeros de trabajo o clientes habituales, alguno de vez en cuando lo puedes utilizar para romper el hielo o para reforzar un sentimiento, pero un abuso de ellos demuestras una falta de profesionalismo y de seriedad laboral.

Una de las reglas básicas de la productividad indica que si puedes contestar a un correo en menos de 2 minutos: contéstalo. Pero desaconsejo rotundamente cumplir la regla cuando recibimos un correo de un cliente con problemas o problemático o también cuando lo que recibimos es ofensivo, o casi. En estos casos es mejor usar mi consejo Nº 1: dejar pasar un tiempo para enfriar los ánimos, encontrar una solución al problema del cliente o, en todo caso, no responder con agresividad o insultos sino con profesionalismo, aún si los agravios recibidos lo hemos recibido de parte de un cliente o de un colega de trabajo.

Adjuntos:

Hay que tener cuidado (sobre todo si tenemos conexión lenta o la tiene el destinatario) de no enviar como adjunto al correo ficheros grandes. Enviar o recibir ficheros de más de 5 Mb puede ser un problema y más cuando en la actualidad muchos tenemos Internet en el móvil (celular).

¿Y qué hacemos? Dos cosas: preguntar primero o, la mejor solución: subir el fichero a la nube (Dropbox o similar) y enviar el enlace para que el destinatario lo descargue a su conveniencia.

 

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